180822-email-απάντησηΠίστωση: -goldy — Getty Images / iStockphotoΠεριμένετε να ακούσετε από έναν συνάδελφο, ένα αφεντικό, μια προοπτική, έναν πελάτη, έναν πιθανό εργοδότη.
Έχει περάσει πολύς καιρός. Έχετε ελέγξει τον ανεπιθύμητο φάκελό σας. Τίποτα εκεί.
Σας αποφεύγουν σκόπιμα; Ξέχασαν; Είναι όχι; Μισούν την ιδέα που προωθήσατε; Σε μισούν; Το μόνο που γνωρίζετε σίγουρα είναι ότι θέλετε μια απάντηση, αλλά δεν θέλετε να συναντήσετε ως πιεστικό.
Έτσι τους αφήνετε ένα σημείωμα με αυτές τις τρεις θανατηφόρες λέξεις: Απλά check in.
'Απλά κάνε check in για να δεις αν πήρες το τιμολόγιό μου.'
'Απλώς κάνατε check in για να δείτε αν έχετε συμπληρώσει αυτήν την αναφορά που ζήτησα.'
'Απλώς κάνετε check in για να βεβαιωθείτε ότι θα έρθετε στη συνάντηση.'
'Μόλις κάνεις check in - το πήρες αυτό και μπορείς να συναντήσεις μαζί μου;'
Όταν λέμε 'απλά check in', προσπαθούμε να μαλακώσουμε το πραγματικό μήνυμα: 'Μην με αγνοείτε. Χρειάζομαι ήδη μια απάντηση! '
Ενώ πρόκειται να είναι ήπια, το «απλό check in» φαίνεται τόσο ανειλικρινές. Το «Just» είναι μια λέξη που συνήθως χρησιμοποιούμε για να ελαχιστοποιήσουμε αυτά που έχουμε να πούμε. Και το «check in» έχει ένα απλό, «όχι μεγάλο». Μαζί, η φράση χτυπά ψευδής όταν σαφώς θέλετε κάτι.
Λοιπόν, πώς μπορείτε να παρακολουθήσετε χωρίς να είστε παθητικός-επιθετικός γοητευτικός; Ακολουθούν τα βήματα για να δημιουργήσετε το τέλειο email παρακολούθησης.
Βάλτε τον εαυτό σας στα παπούτσια του άλλου ατόμου.
Πόσα στοιχεία βρίσκονται στα εισερχόμενά σας για αναμονή; Όλοι είναι απασχολημένοι. Τα πράγματα πέφτουν στις ρωγμές. Θυμηθείτε ότι η προσοχή αυτού του ατόμου χωρίζεται σε ζιλόνια διαφορετικούς τρόπους και πιθανότατα δεν κέρδισαν μια καλή υπενθύμιση από εσάς.
Η φίλη μου, δημοσιογράφος - θα την αποκαλέσουμε Λίζα - πρόσφατα θεώρησε χρήσιμη αυτήν την αλλαγή προοπτικής. Αποθαρρύθηκε επειδή είχε προγραμματίσει μια συνάντηση με έναν κορυφαίο συντάκτη περιοδικών και ο συντάκτης είχε ακυρώσει τρεις φορές.
Η Λίζα περίμενε ακόμα να ακούσει από τα δύο τελευταία email της ζητώντας να ξαναπρογραμματίσει και αναρωτιόταν πώς θα μπορούσε να παρακολουθήσει μια τρίτη φορά χωρίς να συναντηθεί σαν ψυχο. «Πρώτα απ 'όλα», είπα στη Λίζα, «Ας υποθέσουμε ότι ο συντάκτης, αντί να αποφασίσει ότι δεν αξίζει να συναντηθείτε, είναι απλώς ανθρώπινος».
Το να είσαι άνθρωπος δείχνει ότι είσαι:
- Εθισμένος να ελέγχει τα email σας, πολλά από τα οποία ανοίγετε ενώ βρίσκεστε στη γραμμή του παντοπωλείου και συνήθως επισημαίνετε ως μη αναγνωσμένα, αλλά μερικές φορές ξεχνάτε να το κάνετε ακόμα, ειδικά όταν συνειδητοποιείτε ότι ο ταμίας φωνάζει τον «επόμενο πελάτη» και σας ζητά. Ακόμα κι αν σκοπεύατε να απαντήσετε σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν επιστρέψατε στο γραφείο σας, είναι τώρα θαμμένο κάτω από νέα.
- Συγκλονισμένοι από όλα τα πράγματα.
- Ευγνώμων, παρά ενοχλημένος, όταν κάποιος σας υπενθυμίζει - με τρόπο χωρίς ενοχές - ότι περιμένουν μια απάντηση.
«Αυτό με κάνει να νιώθω καλύτερα», είπε η Λίζα. «Πρέπει λοιπόν να πω κάτι,« Έι, απλά κάνω check in; »
Έγραψα κάτι για τη Λίζα που νομίζω ότι είναι πολύ πιο αποτελεσματικό:
Γεια [Όνομα],
Με τον κίνδυνο να είμαι [nudge, nag, pest], το μεταφέρω πίσω στην κορυφή των εισερχομένων σας.
Ξέρω πόσο πρέπει να κάνετε πριν φύγετε, και ελπίζω να μπορέσω να σας παρουσιάσω την ιδέα εκείνη τη στιγμή.
Εάν μια προσωπική συνάντηση είναι δύσκολο να προγραμματιστεί αυτή τη στιγμή, θα ήταν ευκολότερο να μεταβείτε στο τηλέφωνο; Το μόνο που χρειάζομαι είναι [αριθμός] λεπτά και μπορώ να είμαι διαθέσιμος ανά πάσα στιγμή που σας ταιριάζει.
Ανυπομονώ να ακούσω πίσω.
Ευχαριστώ πολύ,
Λίζα
Δούλεψε! Η Λίζα άκουσε από τον συντάκτη και σημείωσε μια συνάντηση.
Να είστε άμεσοι αλλά κατανοητοί.
Αντί να λέμε, 'Απλά check in', εδώ είναι μερικές επιλογές που αισθάνονται πιο αυθεντικές. Ο καθένας κάνει την κρίσιμη δουλειά της υπενθύμισης χωρίς τιμωρία. Μερικά είναι πιο κουμπωμένα, άλλα πιο οικεία. Επιλέξτε ένα με βάση τη σχέση σας με τον παραλήπτη.
- Εγώ γυρίζω πίσω για να δω αν είχατε την ευκαιρία να το σκεφτείτε.
- Αυτό το επιστρέφω στην κορυφή των εισερχομένων σας.
- Ξέρω πόσα έχετε στο πιάτο σας, γι 'αυτό το βάζω ξανά μπροστά σας και θα λατρέψαμε τη λήψη σας.
- Ήθελα να επικοινωνήσω μαζί σας σχετικά με αυτό [ιδέα, θέμα, έργο, εκδήλωση].
- Κινδυνεύοντας να είμαι [υπερβολική ηλικία, ναύλος, ώθηση], θα βάλω ξανά στα εισερχόμενά σας για να δούμε αν μπορούμε να το προχωρήσουμε.
- Ελπίζω ότι είναι η κατάλληλη στιγμή για να επιστρέψετε μαζί σας.
- Ελπίζω ότι είναι η κατάλληλη στιγμή για να επαναφέρετε αυτήν τη συνομιλία.
- Γεια! Εδώ είμαι εδώ για να σας κάνω λάθος για αυτό.
Προσφέρετε μια εύκολη απάντηση, μια έξοδο ή μια εναλλακτική λύση.
Συχνά, οι άνθρωποι δεν απαντούν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή απαιτεί μια μακρά, προσεκτική απάντηση. Κάντε την απάντησή τους όσο το δυνατόν πιο απλή με μία από αυτές τις επιλογές.
- Εάν μια προσωπική συνάντηση είναι δύσκολο να προγραμματιστεί αυτή τη στιγμή, θα ήταν ευκολότερο να μεταβείτε στο τηλέφωνο για [10, 20, 30] λεπτά;
- Εάν τώρα δεν είναι καλή στιγμή, θα παρακολουθήσω με χαρά την επόμενη εβδομάδα. Αν αυτό δουλεύει για εσάς, απλώς επιστρέψτε μου με 'Ναι, την επόμενη εβδομάδα' και θα επικοινωνήσω ξανά μαζί σας τότε.
- Αν δεν ακούσω αυτήν την εβδομάδα, θα το υποθέσω ότι είναι ένα πέρασμα για τώρα.
- Εάν υπάρχει κάποιος άλλος που πρέπει να το κατευθύνω, παρακαλώ πυροβολήστε με ένα όνομα και θα το αποδεχτώ ευχαρίστως μαζί τους (υπόσχομαι να σας αφήσω από πίσω και πίσω).
Αυτές οι φράσεις με βοήθησαν τόσο στην αποστολή όσο και στο τέλος των μηνυμάτων παρακολούθησης που σχετίζονται με η επιχείρηση copywriting μου .
Εάν εξακολουθείτε να έχετε κολλήσει, συμπληρώστε αυτά τα κενά.
Πιθανότατα έχετε ένα email που πρέπει να ακολουθήσετε αυτήν τη στιγμή, οπότε εδώ είναι ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να το διαγράψετε από τη λίστα υποχρεώσεων.
Γεια [Όνομα],
Με τον κίνδυνο [να γκρίνια, να σε ενοχλήσω, να σε κάνω ξηρούς καρπούς, να είμαι υπερβολικά επίμονος], [γυρίζω πίσω, παρακολουθώ, το μετακινώ στην κορυφή των εισερχομένων σας, το βάζω ξανά μπροστά σου, κυνήγι χαρωπά ].
Ξέρω πόσο απασχολημένος είστε [συμπληρώστε με συγκεκριμένες λεπτομέρειες εάν είναι δυνατόν].
[ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΟ: Προσθέστε φιλοφρόνηση, όπως: Παρεμπιπτόντως, μου άρεσε η πρόσφατη ανάρτηση, ομιλία, συνέντευξη. Τόσο εμπνευσμένο!]
Θα ήθελα να το κάνω όσο το δυνατόν πιο εύκολο για εσάς. Θα ήταν καλύτερο εάν [προτείνουμε εναλλακτικό τρόπο επικοινωνίας];
Ανυπομονώ να ακούσω πίσω. [ΠΡΟΑΙΡΕΤΙΚΟ: Προσφέρετε ένα εύκολο, όπως: Αν δεν το κάνω, θα υποθέσω ότι είναι ένα πέρασμα για τώρα ή αν δεν είναι η κατάλληλη στιγμή, πείτε τη λέξη και θα επιστρέψω τον επόμενο μήνα.]
Ισορροπήστε την επιμονή με την υπομονή.
Είναι πάντα καλό να παρακολουθείτε, ειδικά αν το υποδείξατε. Αλλά πριν το κάνετε, σκεφτείτε την ερώτηση: Είναι πραγματικά επείγον να λάβετε μια απάντηση τώρα ή απλά θέλω ένας? Είναι χρήσιμο να κάνετε check-in μόνοι σας.
Απλώς μην πείτε 'μόλις κάνετε check in'.