Το Signage εμφανίζεται έξω από την έδρα της Google Inc. στο Mountain View, Καλιφόρνια, στις 13 Οκτωβρίου 2010.Πίστωση: Bloomberg / Getty ImagesΗ επικοινωνία στο Διαδίκτυο Century σημαίνει συνήθως χρήση email και email, παρά το γεγονός ότι είναι εξαιρετικά χρήσιμη και ισχυρή, συχνά εμπνέει τρομερό φόβο σε κατά τα άλλα αισιόδοξους, ευτυχισμένους ανθρώπους. Εδώ είναι οι προσωπικοί μας κανόνες για τον μετριασμό αυτής της αίσθησης του προαισθήματος:
1. Απαντήστε γρήγορα. Υπάρχουν άτομα που μπορούν να βασιστούν για να απαντήσουν άμεσα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αυτά που δεν μπορούν. Προσπαθήστε να είστε ένας από τους πρώτους. Οι περισσότεροι από τους καλύτερους και πιο πολυσύχναστους ανθρώπους που γνωρίζουμε ενεργούν γρήγορα στα email τους, όχι μόνο σε εμάς ή σε μερικούς επιλεγμένους αποστολείς, αλλά σε όλους. Η ανταπόκριση δημιουργεί ένα βρόχο θετικών επικοινωνιών, με τον οποίο η ομάδα και οι συνάδελφοί σας θα είναι πιο πιθανό να σας συμπεριλάβουν σε σημαντικές συζητήσεις και αποφάσεις και η απόκριση σε όλους ενισχύει την επίπεδη, αξιοκρατική κουλτούρα που προσπαθείτε να δημιουργήσετε. Αυτές οι απαντήσεις μπορεί να είναι αρκετά σύντομες - «το κατάλαβα» είναι το αγαπημένο μας. Και όταν είστε σίγουροι για την ικανότητά σας να αποκρίνετε γρήγορα, μπορείτε να πείτε στους ανθρώπους τι ακριβώς σημαίνει η μη απόκριση. Στην περίπτωσή μας συνήθως το έχει και προχωρά. Ποιο είναι καλύτερο από αυτό που σημαίνει η μη απάντηση από τους περισσότερους ανθρώπους: «Είμαι συγκλονισμένος και δεν ξέρω πότε ή αν θα λάβω τη σημείωσή σας, οπότε αν χρειάζεστε τα σχόλιά μου, θα πρέπει απλώς να περιμένετε στο limbo» λίγο περισσότερο. Επιπλέον, δεν μου αρέσει. '
δύο. Όταν γράφετε ένα email, κάθε λέξη έχει σημασία και άχρηστη πεζογραφία δεν χρειάζεται. Να είστε ευκρινείς στην παράδοσή σας. Εάν περιγράφετε ένα πρόβλημα, ορίστε το με σαφήνεια. Κάνοντας αυτό καλά απαιτεί περισσότερο χρόνο, όχι λιγότερο. Πρέπει να γράψετε ένα προσχέδιο και μετά να το διαβάσετε και να εξαλείψετε τυχόν λέξεις που δεν είναι απαραίτητες. Σκεφτείτε για την απάντηση του πρώην μυθιστοριογράφου Elmore Leonard σε μια ερώτηση σχετικά με την επιτυχία του ως συγγραφέα: «Αφήνω τα μέρη που οι άνθρωποι παραλείπουν». Τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι γεμάτα πράγματα που μπορούν να παραλείψουν οι χρήστες.
3. Καθαρίζετε συνεχώς τα εισερχόμενά σας. Πόσος χρόνος ξοδεύετε κοιτάζοντας τα εισερχόμενά σας, προσπαθώντας απλώς να αποφασίσετε ποια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα απαντήσετε στη συνέχεια; Πόσος χρόνος ξοδεύετε ανοίγοντας και διαβάζοντας email που έχετε ήδη διαβάσει; Κάθε φορά που ξοδεύετε για να σκεφτείτε ποια στοιχεία στα εισερχόμενά σας θα πρέπει να επιτεθείτε στη συνέχεια είναι χάσιμο χρόνου. Το ίδιο με κάθε φορά που ξοδεύετε για να ξαναδιαβάσετε ένα μήνυμα που έχετε ήδη διαβάσει (και δεν έχετε ενεργήσει).
Όταν ανοίγετε ένα νέο μήνυμα, έχετε μερικές επιλογές: Διαβάστε αρκετά για να συνειδητοποιήσετε ότι δεν χρειάζεται να το διαβάσετε, να το διαβάσετε και να ενεργήσετε αμέσως, να το διαβάσετε και να ενεργήσετε αργότερα ή να το διαβάσετε αργότερα (αξίζει να το διαβάσετε, αλλά δεν είναι επείγουσα και πολύ μεγάλη για να διαβάσετε αυτήν τη στιγμή). Επιλέξτε ανάμεσα σε αυτές τις επιλογές αμέσως, με έντονη προκατάληψη προς τις δύο πρώτες. Θυμηθείτε το παλιό ακρωνύμιο OHIO: Κρατήστε το μόνο μία φορά. Εάν διαβάσετε τη σημείωση και γνωρίζετε τι χρειάζεται να κάνετε, κάντε το αμέσως. Διαφορετικά, κάνετε τον εαυτό σας να το ξαναδιαβάσετε, πράγμα που είναι 100 τοις εκατό σπατάλη χρόνου.
Εάν το κάνετε αυτό καλά, τότε τα εισερχόμενά σας θα γίνουν μια λίστα με τα περίπλοκα ζητήματα, πράγματα που απαιτούν βαθύτερη σκέψη (επισημάνετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 'να αναλάβουν δράση' ή στο Gmail τα επισημάνετε ως αστέρι), με μερικά 'να διαβάσετε αντικείμενα που μπορείτε να φροντίσετε αργότερα.
Για να βεβαιωθείτε ότι το bloat δεν μεταφέρεται απλώς από τα εισερχόμενά σας στο φάκελο 'take action', πρέπει να καθαρίζετε τα στοιχεία δράσης κάθε μέρα. Αυτή είναι μια καλή βραδινή δραστηριότητα. Τα μηδενικά αντικείμενα είναι ο στόχος, αλλά οτιδήποτε λιγότερο από πέντε είναι λογικό. Διαφορετικά, θα χάνετε χρόνο αργότερα προσπαθώντας να καταλάβετε ποια από τη μεγάλη λίστα με τα πράγματα να κοιτάξετε.
Τέσσερις. Χειριστείτε email με παραγγελία LIFO (Last In First Out). Μερικές φορές τα παλαιότερα πράγματα φροντίζονται από κάποιον άλλο.
5. Να θυμάστε ότι είστε δρομολογητής. Όταν λάβετε μια σημείωση με χρήσιμες πληροφορίες, σκεφτείτε ποιος άλλος θα το θεωρούσε χρήσιμο. Στο τέλος της ημέρας, κάντε ένα διανοητικό πέρασμα μέσω της αλληλογραφίας που λάβατε και αναρωτηθείτε, 'Τι θα έπρεπε να είχα προωθήσει, αλλά δεν έκανα;'
6. Όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία bcc (τυφλό αντίγραφο), αναρωτηθείτε γιατί. Η απάντηση είναι σχεδόν πάντα ότι προσπαθείτε να αποκρύψετε κάτι, το οποίο είναι αντιπαραγωγικό και ενδεχομένως καταπιεσμένο σε μια διαφανή κουλτούρα. Όταν αυτή είναι η απάντησή σας, αντιγράψτε το άτομο ανοιχτά ή μην το αντιγράψετε καθόλου. Η μόνη φορά που προτείνουμε τη χρήση της δυνατότητας bcc είναι όταν αφαιρείτε κάποιον από ένα νήμα email. Όταν απαντάτε όλα σε μια μακρά σειρά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετακινήστε τα άτομα που δεν είναι πλέον σχετικά με το νήμα στο πεδίο bcc και δηλώστε στο κείμενο της σημείωσης ότι το κάνετε αυτό. Θα ανακουφιστούν από το να έχουν ένα λιγότερο άσχετο σημείωμα γεμάτο τα εισερχόμενά τους.
7. Μην φωνάζετε. Εάν πρέπει να φωνάξετε, κάντε το αυτοπροσώπως. Είναι πολύ εύκολο να το κάνετε ηλεκτρονικά.
8. Διευκολύνετε την παρακολούθηση των αιτημάτων. Όταν στέλνετε μια σημείωση σε κάποιον με ένα στοιχείο ενέργειας που θέλετε να παρακολουθήσετε, αντιγράψτε τον εαυτό σας και, στη συνέχεια, επισημάνετε τη σημείωση 'συνέχεια'. Αυτό διευκολύνει την εύρεση και παρακολούθηση των πραγμάτων που δεν έχουν γίνει; απλώς στείλτε ξανά την αρχική σημείωση με μια νέα εισαγωγή που ρωτάει 'Αυτό έγινε;'
9. Βοηθήστε τη μελλοντική σας αναζήτηση για πράγματα. Εάν λάβετε κάτι που πιστεύετε ότι ίσως θέλετε να το θυμηθείτε αργότερα, προωθήστε το στον εαυτό σας μαζί με μερικές λέξεις-κλειδιά που περιγράφουν το περιεχόμενό της. Σκεφτείτε τον εαυτό σας, Πώς θα το αναζητήσω αργότερα; Στη συνέχεια, όταν το αναζητήσετε αργότερα, πιθανότατα θα χρησιμοποιήσετε τους ίδιους όρους αναζήτησης. Δεν είναι απλώς βολικό για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και σημαντικά έγγραφα. Ο Jonathan σαρώνει τα διαβατήρια, τις άδειες και τις κάρτες ασφάλισης υγείας της οικογένειάς του και τις στέλνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζί με περιγραφικές λέξεις-κλειδιά. Εάν κάποια από αυτά τα πράγματα λείπουν κατά τη διάρκεια ενός ταξιδιού, τα αντίγραφα είναι εύκολο να ανακτηθούν από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης.
Απόσπασμα από το βιβλίο ΠΩΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ ΤΟ GOOGLE των Eric Schmidt και Jonathan Rosenberg, με τον Alan Eagle. © 2014 έως
Αυτή η ιστορία αρχικά εμφανίστηκε χρόνος